Наличные расходы. Инструкции для подотчетника

Какие указания необходимо дать сотруднику, получающему средства под отчет?
Когда подотчетные суммы могут быть расценены в качестве дохода сотрудника?
Какой документ придаст весомость товарному чеку при отсутствии кассового?

Нередко какие-либо недорогие товары или материалы коммерсант поручает купить своим сотрудникам. Подотчетное лицо получает определенную сумму, по которой позже отчитается, оформив авансовый отчет и приложив к нему документы, подтверждающие расходы. Подотчетные лица, приобретая товар в магазине, не всегда могут оценить полноту, достоверность и правильность составленных первичных документов, а иногда и вовсе забывают, что необходимо получить от продавца кассовый чек или иной документ, подтверждающий приобретение товара.
Отсутствие первичного учетного документа (чека ККМ, товарного чека, платежного поручения, накладной и др.) или неправильно составленный документ, не позволят коммерсанту учесть расходы. В связи с этим возникает необходимость восстановить или дооформить документы. Кроме того, неполный комплект "первички" может привести к тому, что налоговые инспекторы доначислят НДФЛ нерадивому сотруднику. Поскольку деньги подотчетнику выдавались, а он не представил надлежащим образом оформленные документы, контролеры считают, что суммы он потратил на себя, то есть получил доход (необоснованная материальная выгода), а с доходов физлиц, как известно, удерживается НДФЛ.
Чтобы максимально себя обезопасить от подобной ситуации и по возможности избежать споров с контролерами, бизнесмену необходимо предпринять ряд мер.
Во-первых, перед тем как выдать сотруднику денежные средства под отчет, дайте ему четкие инструкции, а при необходимости в письменном виде, какие товары необходимы, где можно приобретать, какие документы он должен получить.
Во-вторых, если сотрудник забыл или потерял кассовый чек или ему его просто не выдали, а в качестве первичного документа к авансовому отчету приложен товарный чек, не пугайтесь. Внимательно изучите товарный чек. Он должен быть составлен в соответствии с требованиями Закона о бухгалтерском учете и содержать обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ):
- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц.
Кроме этого в товарном чеке должен содержаться конкретный перечень приобретенных товаров (а не обобщающее наименование, такое как "канцелярские товары" или "хозяйственные товары"), а также их количество и стоимость. Этого документа для подтверждения расходов будет достаточно.
В данном случае, для снижения возможных претензий со стороны проверяющих желательно подготовить документы, свидетельствующие о производственном характере и необходимости закупаемых предметов для коммерсанта. Например, заявка на приобретение канцелярских товаров от какого-либо отдела (сотрудника), акты, сметы, приказы, распоряжения и другие документы, подтверждающие производственную необходимость в данных товарах. В дополнение обоснованием расходов может служить тот факт, что приобретенный товар оприходован в учете предпринимателя. Это укажет на то, что товар использован в хозяйственной деятельности, а не приобретался для личных нужд.
В-третьих, если ваш сотрудник приобретает товар не в магазине, а со склада поставщика, который не применяет ККМ, а торгует оптом, то для подтверждения расхода вместо кассового чека можно принять в качестве подтверждающих документов: квитанцию к приходному ордеру, накладную и счет-фактуру.
В-четвертых, сотрудник мог приобрести товар у индивидуального предпринимателя или организации, которые в силу законодательства не применяют ККМ (например, работают на "вмененке" или занимаются оказанием услуг). В этом случае покупателю выдается бланк строгой отчетности, а "вмененщики" составляют документ об оплате, в котором должны содержаться обязательные реквизиты: наименование, порядковый номер и дата; наименование организации или Ф.И.О. предпринимателя; ИНН; наименование и количество приобретенных товаров (работ, услуг); сумма оплаты в рублях; должность, фамилию, инициалы лица, выдавшего документ, и его подпись (ст. 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ). Обязательно напомните сотруднику, если он приобретет товар в магазине, переведенном на ЕНВД, документ об оплате необходимо потребовать. Ведь "вмененщики" не обязаны выдавать документ об оплате (товарный чек, квитанцию или иной документ), они составляют документ по требованию покупателя.
И последнее. Если все-таки налоговая инспекция предъявит претензии, связанные с неподтверждением подотчетных сумм, не примет данные расходы в учете и попытается доначислить НДФЛ на сумму полученной сотрудником "выгоды", есть ряд судебных решений, которые не признают такие суммы доходом подотчетного лица. Приведем некоторые из них, которые помогут отстоять свою позицию в такой ситуации.
В постановлении ФАС Московского округа от 16 июня 2010 г. N КА-А40/5879-10-3 суд указал, что средства, выданные под отчет, не являются экономической выгодой сотрудников, поскольку они были выданы на определенные цели и в собственность работников не перешли. В другом постановлении судьи указали на отсутствие оснований для доначисления налога, так как представленные сотрудниками документы работодателем оценены как достоверные, авансовые отчеты приняты, а товарно-материальные ценности оприходованы (постановление ФАС Московского округа от 11 ноября 2009 г. N КА-А41/11723-09). Отсутствие части подтверждающих первичных документов (например, чека или накладной) не свидетельствует о получении дохода работниками, - говорится в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 29 января 2009 г. N А05-6350/2008. Президиум Высшего арбитражного суда РФ в постановлении от 3 февраля 2009 г. N 11714/08 указал: даже если приложенные к авансовому отчету документы недостоверны, это не дает основания считать подотчетные суммы доходом сотрудника и облагать их налогами.