О порядке уничтожения бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения

Для правомерного уничтожения бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения необходимо выполнить следующие действия и составить следующие документы:

1. Создать экспертную комиссию. Экспертная комиссия создается в организации для проведения экспертизы ценности документов. Это совещательный орган при руководителе организации. В ее функции входит в числе прочего ежегодный отбор документов организации для их дальнейшего хранения или уничтожения, а также согласование описей дел, документов постоянного и временных сроков хранения и актов о выделении к уничтожению (п. п. 4.7 - 4.9 Правил хранения документов, утв. Приказом N 526).

2. Разработать положение об экспертной комиссии, где будут определены ее задачи и функции. За основу можно взять примерное положение, утвержденное Приказом Росархива от 11.04.2018 N 43 "Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации"). В соответствии с этим положением определить персональный состав комиссии, оформив решение, например, приказом. В комиссию вы можете включать специалистов, которые могут квалифицированно оценить практическое значение и сроки хранения документов, ценность которых нужно определить. Это следует из п. п. 4.7, 4.8 Правил хранения документов, утвержденных Приказом N 526. Например, для экспертизы документации по личному составу рекомендуем привлечь работников кадровой службы, а для экспертизы документов по бухгалтерскому учету и отчетности - бухгалтера. Организации, которые имеют сложную организационную структуру и (или) подведомственные организации, создают центральные экспертные комиссии (п. 4.7 Правил хранения документов, утв. Приказом N 526).

3. Произвести экспертизу ценности документов. Экспертизу проводят ежегодно (п. п. 4.5, 4.11 Правил хранения документов, утв. Приказом N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях");

4. По результатам экспертизы ценности в структурных подразделениях организации составить описи дел структурных подразделений: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу (приложение N 23, 24 к Приказу № 526), на основе которых в архиве организации составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов.

5. На дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации составить предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (по форме акта, приложение N 21 к Приказу № 526).

6. На основе предложений структурных подразделений служба делопроизводства организации составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 21 к Приказу 526). Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

7. Экспертная комиссия или центральная экспертная комиссия рассматривает и согласовывает акты, составленные в службе делопроизводства, и в архиве организации, (п. 4.9 Правил хранения документов, п. 7 Рекомендаций по применению Правил хранения документов, утв. Приказом N 526). Акты о выделении к уничтожению архивных документов представляются на согласование только вместе с годовыми разделами описей дел постоянного срока хранения и по личному составу. Комиссия рассматривает сначала годовые разделы описей и только потом - акты о выделении к уничтожению. Без соблюдения этой процедуры архивные документы уничтожать нельзя (п. 4.11 Правил хранения документов, п. 7 Рекомендаций по применению Правил хранения документов, утв. Приказом N 526).

8. Утвердить акты руководителем организации. При этом если ваша организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то руководитель организации утверждает эти акты только после того, как экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения утвердит годовые разделы описей дел постоянного срока хранения и согласует годовые разделы описей дел по личному составу (п. п. 4.11, 4.12 Правил хранения документов п. 7 Рекомендаций по применению Правил хранения документов, утв. Приказом N 526).

9. Произвести уничтожение документов. Процедура уничтожения документов организации законодательно не закреплена. Эту процедуру вы разрабатываете самостоятельно с учетом особенностей, установленных для уничтожения некоторых видов документов. Если вы уничтожаете документы сами, способ уничтожения вы определяете самостоятельно, если нет специальных требований к уничтожению соответствующих документов. Как правило:

• для физического уничтожения документов на бумажных носителях используют измельчение (шредирование), сжигание, уничтожение с использованием химических реактивов;

• для документов в электронной форме используют: стирание информации и (или) физическое уничтожение носителя информации (п. 4.13 Правил хранения документов, утв. Приказом N 526).

10. Зафиксировать факт уничтожения документов путем составления акта об их уничтожении. Утвержденной формы такого акта нет, поэтому составьте его в произвольной форме. В акте рекомендуем указать, в частности:

• реквизиты акта о выделении к уничтожению документов, где приводится перечень уничтожаемых документов, либо перечень документов, которые были уничтожены; • способ, время и место уничтожения документов;

• информацию о том, кто проводил уничтожение документов. Например, если вы делали это своими силами, перечислите тех сотрудников вашей организации, кто непосредственно проводил уничтожение документов. Если документы уничтожал исполнитель по договору, укажите сведения о нем (например, наименование организации-исполнителя), реквизиты договора на оказание этих услуг, реквизиты отчета или иного письменного документа исполнителя, подтверждающего факт оказания услуги.

• Как правило, при уничтожении документов присутствуют члены экспертной комиссии. Они также подписывают акт об уничтожении документов. Если такой порядок действует в вашей организации, рекомендуем закрепить его в положении об экспертной комиссии.

11. Утвердить Акт об уничтожении документов у руководителя вашей организации.