Точка Июридические консультации и аудит (473) 240-90-40
Быстрые выписки

Получить совет специалиста

Задать вопрос
Быстрые выписки

Быстрые выписки ЕГРЮЛ и ЕГРИП

Получить выписку
Быстрые выписки

Заявления и бланки

Скачать бесплатно

Компенсация за транспорт: оформление и налоги

Во многих компаниях сотрудники используют личный транспорт в производственных целях. Таким работникам положена денежная компенсация. Фирмы выплачивают ее уже далеко не первый год. Однако вопросы, связанные с начислением компенсации, не иссякают. Ведь главное не выдать деньги, а правильно все оформить. Причем налоговики с каждым годом предъявляют все больше требований к оформлению подобных затрат. Правда, зачастую суды с ними не соглашаются...


Основной документ, регламентирующий общий порядок начисления подобной компенсации, – это письмо Минфина России 1992 года*(1). Несмотря на то что оно принято 17 лет назад, положения этого документа налоговики активно применяют на практике. Причиной, видимо, послужило то, что письмо было зарегистрировано Минюстом России и официально опубликовано. Следовательно, получило силу нормативно-правового акта. Остановимся на его ключевых моментах.

Правила выплаты и оформление

Итак, в письме говорится, что на компенсацию могут рассчитывать те сотрудники, работа которых связана с постоянными служебными разъездами. В связи с этим налоговики требуют, чтобы разъездной характер труда был закреплен в должностных инструкциях или трудовых договорах с работниками. Отметим, что данное требование не соответствует законодательству. Обязанность фирмы выплачивать компенсацию работнику, если он использует личное имущество (в т.ч. автомобиль) в служебных целях, установлена статьей 188 Трудового кодекса. А эта статья подобного требования не содержит – достаточно лишь того, что машина используется для производственных нужд. Носит разъездной характер работа сотрудника или нет, не важно. Кстати, согласно этой статье сумма компенсации должна определяться "соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме". Проще говоря, она должна быть указана в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Если такого соглашения нет, это даст налоговикам дополнительные основания утверждать, что данная выплата не обоснована.
Чтобы получить компенсацию, сотруднику нужно сдать в бухгалтерию документы на автомобиль. Это копия технического паспорта машины, доверенности (если транспорту правляется на ее основании). Зачастую не будет лишним и заявление сотрудника с просьбой о назначении данной выплаты.
Компенсацию начисляют на основании приказа руководителя фирмы. В нем определяют, кому она выплачивается, и устанавливают ее размер. Сразу отметим, что сумма компенсации может быть любой (на усмотрение руководства компании). Однако при налогообложении прибыли ее можно учесть только в пределах норм, утвержденных Правительством РФ*(2). Максимальная сумма выплаты, учитываемой при налогообложении прибыли, зависит от объема двигателя машины. Она составляет при объеме до 2000 куб. см включительно – 1200 рублей, а свыше – 1500 рублей в месяц. Данные об объеме двигателя есть как в паспорте транспортного средства, так и в свидетельстве о его регистрации.
Образец приказа о назначении и выплате компенсаций приведен на странице 53.
По мнению некоторых судов, подпись работника на таком приказе может расцениваться как письменное соглашение между ним и работодателем о выплате компенсации. При ее наличии вносить дополнения в трудовой договор или составлять дополнительное соглашение к нему не требуется*(3).
Компенсацию выплачивают один раз в месяц. Количество календарных или праздничных дней в нем значения не имеет – сумма компенсации от этого не меняется. Однако она может уменьшиться, если в те или иные дни работник машиной в производственных целях не пользовался. Например, он находился в отпуске, командировке или болел. В этой ситуации сумму компенсации рассчитывают пропорционально отработанным им дням.
Добавим, что Минфин России требует оформления на личный транспорт и путевых листов*(4). В противном случае, считают финансисты, не подтверждается производственный характер разъездов работника. К слову сказать, суды с этим не согласны. По их мнению, путевой лист применяется для учета расходов на транспорт, принадлежащий самой компании, а не ее работникам*(5).

Рассчитываем налоги

Как мы сказали выше, компенсацию учитывают при расчете облагаемой прибыли только в пределах норм, утвержденных Правительством РФ. Добавим, что, по мнению налоговиков, в правительственных нормах "заложены" все расходы на машину: затраты на покупку бензина, техническое обслуживание, ремонт. Поэтому если компания выплачивает те или иные суммы сверх установленных норм (например, компенсируя работнику расходы на покупку топлива по чекам АЗС), то такие расходы облагаемую прибыль не уменьшают. Увы, согласны с этим и судьи*(6).
Перейдем к "зарплатным" налогам. С соц-налогом все достаточно просто. Компенсацию, выплаченную в пределах правительственных норм, этим налогом не облагают. Не начисляют его и на сумму превышения. Дело в том, что любые выплаты, неучитываемые при налогообложении прибыли (в т.ч. и сверхнормативная компенсация), единым социальным налогом не облагаются.
С налогом на доходы физлиц дело обстоит сложнее. Минфин России и налоговая служба считают, что правительственные нормы должны применяться и в отношении этого налога. То есть ту сумму, которая соответствует норме НДФЛ, облагать не следует. В тоже время на сумму превышения налог начисляется в обычном порядке. Основная причина в формулировке пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса: не облагают НДФЛ "все виды установленных действующим законодательством... компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации)".
Однако судьи (в т.ч. и высших инстанций) с таким подходом не согласны*(7). Аргументов у них два. Во-первых, такие выплаты не являются доходом сотрудника – они выдаются для оплаты его служебных расходов. Правда, при условии, что их размер подтвержден документально. В качестве подтверждающего документа упоминается калькуляция, в которой размер компенсации "определялся применительно к каждому работнику исходя из марки и цены топлива за литр, расхода топлива на 100 километров, количества рабочих дней в месяц, пробега автомобиля". А вот если таких калькуляций (других аналогичных документов) нет, то увеличение облагаемого дохода на сумму превышения вполне обосновано*(8).
Во-вторых, нормы, установленные Правительством РФ, применяют только при расчете облагаемой прибыли (об этом написано в них самих) и приняты во исполнение главы Налогового кодекса, регулирующей уплату этого налога. Поэтому к НДФЛ они не имеют никакого отношения.

Закрытое акционерное общество "Актив"

Приказ N 10

20 сентября 2009 года

О назначении и выплате компенсации
за использование личного автомобиля в служебных целях

Приказываю:
1. Выплачивать компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях следующим сотрудникам организации:
– Тарасовой Е.Н. (коммерческому директору) в размере 4200 руб. в месяц;
– Петрову А.Н. (менеджеру) в размере 2300 руб. в месяц;
– Николаеву С.Г. (экспедитору) в размере 1500 руб. в месяц.
2. Компенсацию начислять начиная с 1 октября 2009 года.
3. Внести в трудовые договоры с указанными сотрудниками соответствующие дополнения, связанные с начислением компенсации.
4. Назначить ответственным за выполнение настоящего приказа главного бухгалтера ЗАО "Актив" Иванову Н.Г.

Генеральный директор
ЗАО "Актив" Соколов /Соколов С.П./
...................
(подпись)
М.П.

...................................................................
*(1) письмо Минфина России от 21.07.1992 N 57
*(2) пост. Правительства РФ от 08.02.2002 N 92
*(3) Пост. ФАС ЗСО от 24.12.2008 N Ф04-5698/2008
*(4) письмо Минфина России от 13.04.2007 N 14-05-07/6
*(5) Пост. ФАС ЦО от 25.05.2009 N А62-5333/2008, ФАСУО от 19.03.2008 N Ф09-11380/08-СЗ
*(6) Определение ВАС РФ от 29.01.2009 N 495/09; Пост. ФАС УО от 08.12.2008 N Ф09-9153/08-С3
*(7) Пост. ФАС МО от 02.06.2009 N КА-А40/4601-09, Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 N 10627/06
*(8) Пост. ФАС УО от 18.03.2008 N Ф09-511/08-С2 Источник: журнал "Актуальная бухгалтерия"

Комментарии (0)

Оставьте свой комментарий:

Поля помеченые * обязательны для заполнения.

Старик ХоттабычУправляющая компания "КМ/Ч"ЗАО Регистраторское общество "СТАТУС"Борисоглебский трикотажUz-Daewoo"ЭФКО" - аграрно-промышленная компанияООО «Выбор»ОАО "СРСУ-7"Ресторан "Артист"Бутик-отель "Ветряков"ООО "Мануфактура Софт"АО «ППК «Черноземье»
Регистрация ООО Воронеж | Регистрация ЗАО Воронеж | Аудит Воронеж | Перерегистрация ООО в Воронеже | Бухгалтерский учет Воронеж | Налоговые споры и оптимизация налогообложения